Papierarmes Arbeiten: Die Dokumentenerfassung mittels Scanner für Fileee3 min read

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Sie werden sich jetzt denken, weshalb ich hier vom papierarmen Arbeiten spreche und nicht vom sog. “papierlosen” Arbeiten. Nun, auch wenn wir zunehmend online arbeiten, die Dokumente online zum Bearbeiten liegen, werden wir nicht gänzlich ohne Papier auskommen. Die Zielsetzung muss sein, so wenig wie möglich mit Papier zu arbeiten, der Umwelt zuliebe und zwecks Zeit- und Kosteneinsparung. Und das Ganze auch privat.

Bevor allerdings diese Dokumente online auf Fileee im DMS gelangen, müssen sie erstmals in Papierform erfasst werden. Hierbei bietet Fileee sogar drei Möglichkeiten an: einmal als App zum Fotografieren oder als Einscan-Service.

App für Mobiltelefon

Einfach einfach. Sie fotografieren mit der Fileee-App mittels Ihrer Handykamera das gewünschte Dokumente und laden es direkt auf Fileee hoch. Fertig.

Meine Erfahrung ist, dass diese Dokumente allerdings nicht immer richtig erfasst werden. Die App bietet hier Hilfe an, aber vielleicht mache ich hier selber etwas falsch. Für Dokumente, die keine Qualität verlangen, ist diese App meiner Meinung geeignet, für wichtige Dokumente, die von Fileee richtig erfasst werden sollen (Typ, Absender, Datum etc.) muss ein stationärer Scanner her.

Fileee-Box

Oder Sie entscheiden für die sog. “Fileee-Box”, bei Sie mit Ihrem Handy Dokumente scannen und diese in Aktenbox ablegen. Diese Box enthält Farbbereiche und die App sagt Ihnen, in welchem Bereich Ihr erfasstes Dokument in dieser Box aufbewahrt wird.

Allerdings frage ich mich hier, weshalb bereits erfasste Dokumente nochmals stationär in einer kostenpflichtigen Box aufbewahrt werden sollen.  Aber nun ja, wer es braucht...

https://www.fileee.com/fileeebox/

Einscan-Service

Aber auch für gestresste Berufstätige oder “faule” Kunden bietet Fileee eine besondere Dienstleistung an. Möchten Sie sich den Stress mit dem Einscanen Ihrer Dokumente nicht antun, können Sie Fileee für sich arbeiten lassen - allerdings kostenpflichtig. Fileee bietet hier fünf verschiedene Stufen an, je nach Seitenzahl.

https://www.fileee.com/2015/05/17/fileee-scan-service-wir-scannen-deine-dokumente/

Klassisch mit Scanner zu Hause

Das dürfte der Hauptbereich für eine Dokumentenerfassung sein. Denn Sie müssen sich bereits bei der Erfassung der Dokumente um die Erfassungsqualität Gedanken machen, denn die Dokumente sollen Jahre aufbewahrt werden. Ein guter Scanner ist hier das A und O, ansonsten erleiden Sie spätestens beim Suchen nach Dokumenten in Fileee Schiffbruch, wenn das System aufgrund mieser Scanqualität keine Metadaten lesen kann.

Also: Ein guter Scanner muss her.

Wobei man hier auch auf Ihren Papiereingang achten muss. Haben Sie lediglich die eingehenden wenigen Briefe zu scannen, reicht ein einfacher Scanner, denn es kommt hier nicht auf Geschwindigkeit an. Je nachdem, welchen Papiereingang Sie verbuchen, muss die Anforderung an einen Scanner steigen.

Je mehr Papier - desto besser muss der Scanner sein!

Bei sehr viele Papieranfall müssen Sie auf einen ADF-Einzug achten, so dass einzelne Blätter rasch erfasst werden können.

Die Königsklasse ist hier ein Scanner, der Vorder- und Rückseite eines Papiers direkt in einem Zug erfasst.

Ich persönlich verwende einen Scanner mit Einzelblatteinzug, da mein Papieranfall sehr hoch ist. Achten Sie auf die Scanqualität in dpi. Unter 150 dpi sollten Sie nicht arbeiten! Verwenden Sie ein Programm, dass einzelne Seiten als ganzes PDF erfasst, so ersparen Sie sich spätere Arbeit.

Denken Sie an eine genaue Benennung des Dokumentes, Sie ersparen sich spätere Suche nach dem Dokument.

Nachbearbeitung in Fileee

Das Ganze hat einen Wermutstropfen:

Insbesondere die automatische Erkennung von Absender, Datum und Typ bereitet Fileee derzeit noch erhebliche Schwierigkeiten. Daher mein Rat, auf gute Erfassungsqualität im Scanvorgang zu achten. Hier müssen Sie leider noch manuell nacharbeiten. Aber Fileee ist sich dieser Achillesferse des Systems bewusst - und “versüßt” Ihnen die Zusatzarbeit:

Wenn Sie Dokumente zur Analyseverbesserung an Fileee senden, bekommen Sie Bonusdokumente gutgeschrieben.

Je nach Paket können Sie monatlich begrenzt Seiten hochladen. Im Premiumpaket zum Beispiel 200 Seiten. Die Bonusdokumente erhöhen diese Seitenanzahl. Reichen Sie fünfzig Dokumente an Fileee weiter, können Sie 250 Seiten hochladen.

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