Fileee – Dokumenten-Aufbewahrungsfristen für Privatleute3 min read

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Kennen Sie das auch? Ihr Kellerraum quillt von Aktenordnern und Kartons voller Papier über? Sie finden einfach nichts mehr in diesem Wust von Papier? Irgendwann müssen Sie sich ein Herz fassen und dieses Durcheinander sortieren. Spätestens beim Umzug ist es soweit. Doch, welche Dokumente können beruhigt entsorgt werden und welche Dokumente sollten und müssen aufgehoben werden?

Die Falle der Aufbewahrungsfristen

Denn  auch für Privatleute existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Zum Beispiel müssen Sie Rentenunterlagen sowie behördliche Zertifikate lebenslang aufbewahren.

Haus und Wohnung

Haben Sie eine eigene Wohnung oder ein eigenes Haus, müssen Sie gemäß § 14b Abs. 1 USTG Handwerker-Rechnungen für zwei Jahre aufbewahren. Diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht MUSS auf der jeweiligen Rechnung aufgedruckt sein. Weshalb diese Aufbewahrungspflicht? Klar, es geht um Verhinderung der Schwarzarbeit.

Übrigens müssen Sie ferner alle Unterlagen Ihres Hauses oder Ihrer Wohnung betreffend für fünf Jahre aufbewahren.

Gewährleistung

Rechnungen, Kassenbons und Zahlungsbelege für gekaufte Waren müssen Sie zwei Jahre lang aufbewahren, denn solange gilt die gesetzliche Gewährleistung: § 437, 438 BGB. Ohne Zahlungsnachweis keine Gewährleistung. Übrigens muss der Zahlungsbeleg nicht im Original vorgelegt werden, es genügt der Anschein.

Kontoauszüge

Nun zum leidigen Thema der Kontoauszüge. Es soll Menschen geben, die ihre Kontoauszüge im Auto spazieren fahren oder sie in Kleiderschränken werfen und dort achtlos liegen lassen. Ein sehr großer Fehler!

Denn Kontoauszüge müssen regelmäßig auf Falschbuchungen kontrolliert werden und gehören sodann ordentlich abgeheftet. Diese Kontrollpflicht der Kontoauszüge schreiben sogar die Bedingungen der jeweiligen Bank vor. Sie sollten diese Kontoauszüge drei Jahre lang aufbewahren.

Denn die Kontoauszüge dienen als Nachweis geleisteter Zahlungen.

Für Vielverdiener mit einem Jahreseinkommen über 500.000 € gibt es sogar eine steuerliche Pflicht, ihre Kontoauszüge für sechs Jahre aufzubewahren und diese jederzeit dem Finanzamt vorzulegen!

Rechnungen und Quittungen

Auch diese sollten Sie abheften und für drei Jahre aufbewahren.

Aktenwust und geduldiges Papier

Sie wissen nun, welche Papiere zum Altpapier gehören und welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen oder sollten. Dennoch stehen jetzt noch Aktenordner herum. Wie wäre es, gleich die Möglichkeit zu nutzen, auch diesen Aktenstapel “verschwinden” zu lassen, indem Sie Ihre Dokumente digitalisieren und in einem Online-Dokumenten-Verwaltungs-System (DMS) hochladen? Zum Beispiel FILEEE?

fileee
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Fileee - der digitale Aktenordner

Sie scannen Ihre Dokumente und laden diese verschlüsselt auf Fileee hoch. Dort werden die Dokumente analysiert und bewertet, Sie vergeben Ihre Metadaten und können sodann jederzeit in Echtzeit auf Fileee Ihre Dokumente suchen.

Wenn Sie über eine Internetverbindung verfügen, können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen, über Internet per Webapp oder auf Ihrem Mobiltelefon über eine App. Über diese App können Sie auch gleich Dokumente fotografieren und direkt auf Fileee hochladen.

Wo können Sie sich darüber informieren?

Schauen Sie hier: https://www.fileee.com/

Dieser Artikel stellt keine Werbung für die Fa. Fileee dar! Ich schreibe hier nur als begeisterter und überzeugter Fileee-Nutzer.

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